BPM(3회)
BPM 실행을 위한 체크포인트와 기술요소 및 성공 요소
-- 출처: 컴퓨터 월드
전희철
리얼웹 중앙연구소 소장
jhc@realweb21.com
연/재/목/차
1회. BPM의 출현 배경과 의미
2회. BPM의 실행 과정과 프로세스 성과 관리
3회. BPM 실행을 위한 체크포인트와 기술요소, 구현 방안(이번호)
4회. BPM에 대한 진실과 거짓, 그리고 성공요소
7. BPM 선택을 위한 주요 체크 포인트(check point)
1) BPM에 대한 목적을 명확히 하고 핵심 역량을 충분히 양성한 뒤 제품을 선정해야 한다 : BPM은 단순히 솔루션만 도입한다고 달성되는 것이 아니다. 현업의 많은 참여가 요구되며, BPM 시스템 도입 후에도 계속해서 점진적 개선을 위해 전 직원이 참여할 때, 가장 큰 효과를 거둘 수 있다. 따라서 BPM 도입을 위한 사전 준비가 철저히 되어 있을수록 빠른 시간 안에 효과를 거둘 수 있을 것이다.
2) BPM은 IT적으로 접근해서는 안 되며 비즈니스 담당자가 프로세스를 다룰 수 있도록 해야 한다 : BPM을 IT적인 시각으로 접근해서는 시스템 활용도 저하에 따른 실패 가능성이 높아지고, 현업의 참여율이 저조할 가능성이 있다. BPM은 철저히 현업 담당자가 프로세스를 직접 다룰 수 있도록 비즈니스 측면에서 접근해야 한다. IT부서는 현업을 리드하는 것이 아니라 현업의 요구 사항을 최대한 반영하는 시스템 구현을 목표로 해야 한다.
3) BPM 솔루션 제공 업체마다 BPMS의 정의가 다르며 이에 따라 제공되는 기능도 상이하므로, 목적에 맞는 제품을 선정해야 한다 : BPMS의 정의는 BPM을 표방하는 업체마다 다르므로, 제품 선정 시 가장 먼저 눈 여겨 봐야 할 부분은 솔루션 제공 업체의 ‘BPM에 대한 정의’이다. 이 정의가 현재의 비즈니스 필요성에 가장 부합되는 업체의 제품을 선정해야 한다.
4) 목적에 따라 다를 수 있으나, 일반적으로 웍플로우(Workflow) 또는 기업애플리케이션통합(EAI) 만으로는 BPM을 구현할 수 없다. 또한 웍플로우 + EAI만으로도 BPM을 구현할 수 없다. 프로세스 라이프 사이클에 걸친 기능을 지원하는지를 잘 판단해야 한다. 일부 웍플로우 업체 또는 EAI 업체는 기존의 웍플로우, EAI를 단순히 BPM으로 포장하여 제공하는 경우가 있다. BPM은 웍플로우, EAI 또는 웍플로우+ EAI 만으로 절대 구현될 수 없다. 그 이유는 웍플로우, EAI는 부분 기능이며, BPM이 표방하는 ‘프로세스의 점진적 개선’ 사이클을 그 자체로는 완성할 수 없기 때문이다. 점진적 개선은 반드시 개선 사이클이 순환되어야 하며, 이러한 프로세스 라이프 사이클을 지원하지 않을 경우 점진적 개선은 기대할 수 없다.
5) 모듈별로 제품을 구매하기 보다는, 토탈 솔루션(Total solution)을 제공하는 제품을 선택하는 것이 유리하다 : 불행하게도 현재 BPM에 대한 국제 표준은 존재하지 않는다. 어떤 면에서는 앞으로도 존재할 수 없을 가능성이 더욱 크다. 따라서 부분 기능별 제품간의 호환성이 문제가 될 수 있다. 예를 들면, 프로세스 매핑 결과가 실행 모듈로 자동 전환시킬 경우, 국제 표준이 있다면 국제 표준을 지원하는 프로세스 매핑 도구는 ‘A사’ 제품을, 실행 도구는 ‘B사’ 제품을 구매해도 호환성을 유지할 수 있으나, 현실적으로는 표준 미비로 이러한 호환성을 보장하기가 매우 어려운 실정이다. 따라서 모듈간의 호환성이 보장되는 토탈 솔루션 제공 제품을 선택하는 것이 유리하다.
6) BPM은 단위 프로세스에 대한 자동화가 아닌 전사 차원의 접근 방식이므로, 시행착오를 최소화하기 위해 적절한 컨설팅 능력과 풍부한 경험을 가진 업체를 선정하는 것이 유리하다 : BPM은 패키지 소프트웨어 도입이 아니라, 각 기업에 맞는 최적의 환경을 구현해야 하는 어려운 점이 있다. 따라서 이에 따른 전사 차원의 접근 방식 지원을 위해 풍부한 경험과 컨설팅 능력을 가진 업체 선정이 무엇보다 중요한 요소가 된다.
7) BPM은 계속 발전하는 솔루션이므로 미래 확장성을 충분히 고려해야 한다 : 현재 완벽하게 기업들의 필요를 충족시키는 BPM 솔루션은 없다고 해도 과언이 아니다. 그 이유는 BPM 자체가 계속해서 빠른 속도로 진화하고 있기 때문이다. 따라서 솔루션 선정 시 미래의 기능 보완을 충분히 보장할 수 있는 업체를 선정하는 것이 유리하다.
이 외에 BPMS가 지원하는 기능 기준의 가이드 라인(guide line)을 가트너(Gartner)에서는 다음과 같이 제안한다.
가트너 제안
1) 시스템과 시스템, 인간과 시스템보다는 인간과 인간에 관련된 업무들의 비즈니스 프로세스 흐름을 지원
2) 운영과 관리의 용이성
3) 아키텍처, 표준 그리고 플랫폼 지원 가능성
4) 성능과 확장성
5) 연계, 파트너십 등의 통합 지원성
6) 비즈니스 활동 모니터링 기능 지원
7) 비즈니스 룰 엔진 및 시뮬레이션 기능 지원 여부
8) 서비스 중심의 개발 환경 지원
9) 산업별 템플릿 제공 가능성 여부
가트너 제안을 모두 참고하기보다는 각 기업의 BPM 활용 목적에 따라 필수 기능을 첨삭해야 한다.
8. BPM 기술 요소
8.1 프로세스 매핑(Process mapping) 기술
프로세스 매핑 기술은 업무 프로세스를 설계하고 분석하는데 사용된다. 프로세스 매핑 기술을 통해 기업의 전사 업무 프로세스를 데이터베이스화하며, 프로세스는 도식화되고, 표준화되며, 웹 상에서 공유된다. 프로세스 매핑 기술은 탑-다운(top-down), 보텀-업(bottom-up), 이벤트-드리븐(event-driven) 등 다양한 매핑 방법을 지원하며, 기존 시스템과의 연동을 통하여 업무 매뉴얼 시스템을 구성할 수 있다.
매핑 기술을 통해 프로세스 라이프 사이클을 관리하며, R & R 매트릭스(Role & Responsibility matrix)를 자동으로 생성한다. 또한 프로세스 실행을 위해 프로세스 상호간의 정합성 검증 기능도 제공하며, 프로세스 개선 안에 대한 시뮬레이션 기능을 포함하기도 한다.
8.2 웍플로우 기술
웍플로우 관리 기술은 표준화된 업무 프로세스를 강제로 실행시키고 업무 진행 상태를 가시적으로 모니터링/통제하는 기능을 제공한다. 또한 업무를 자동 공지하고, 업무와 함께 업무 수행에 필요한 정보(문서, 양식, 데이터, 애플리케이션, 지식 등)를 제공한다. 업무 수행이 완료되면, 업무 수행 결과 산출물을 타 시스템에 자동으로 집어넣고, 표준화에 의해 정의된 다음 업무를 업무 수행에 필요한 정보와 함께 업무 수행자에게 제공한다.
업무 수행 시간을 계속해서 모니터링 하므로, 업무 수행 실적 데이터를 수집할 수 있어, 사이클 타임(cycle time) 관련된 업무 프로세스 개선을 위한 기본 데이터를 제공한다.
8.3 기업애플리케이션통합(EAI) 기술
EAI는 분산된 다양한 시스템을 통합하는 기술이다. 통합 방법은 데이터 레벨에서 컴포넌트 레벨, 애플리케이션 레벨, 프로세스 레벨로 계속해서 발전하고 있다. 특히 EAI 기술은 프로세스 성과 관리를 위한 데이터를 수집하는데 매우 유용하게 사용될 수 있다. 또한 웍플로우 기술과 같이 사용하여, 정보/기간 시스템 통합에 활용될 수 있다.
8.4 웹 서비스 기술
웹 서비스 기술은 이미 가시적인 효과가 입증된 컴포넌트 기술, XML 기술에, 시스템/플랫폼 독립성을 확보할 수 있는 표준화 노력이 더해진 것으로 이미 구축되어있는 인터넷 네트웍 및 하드웨어 인프라를 그대로 활용할 수 있다는 강점을 가지고 있다. 현재까지는 일부 시범적으로 시도되고 있으나, 아직은 미성숙 단계이다. 확산의 장애가 되는 이유는 국제 표준이 계속 발전하고 있고, 웹 서비스 기반의 애플리케이션 개발 방법론 및 이에 따른 효과가 가시적으로 입증되지 못한 상태 등을 들 수 있다.
8.5 표준(Standards)
BPM의 활성화를 위한 다양한 기술들에 대한 표준화가 진행되고 있다. 표준화는 프로세스 모델링을 위한 XPDL/BPMN, 프로세스 실행 표준을 위한 Wf-XML, BPEL, 산업군 별로 진행되는 커머스넷(CommerceNet) / 로제타넷(RosettaNet), 웹 서비스 표준을 위한 SOAP/WSDL/UDDI 등 다양하게 진행되고 있다. 그러나 프로세스 모델 표준만 해도 10여개의 단체가 표준화를 진행하는 등 세계적으로 인정된 BPM의 표준은 그리 많이 진척된 상황은 아니다.
9. BPM 구현 방안
9.1 준비 단계
준비 단계는 BPM 역량 양성에 중점을 둔다. 준비 내용은
1) 경영층의 비즈니스 BPM 전략의 중요성에 대한 이해
2) 전략 전문가들의 BPM 활용방안에 대한 상세한 정의 및 분명한 목표 설정
3) 업무담당자의 효과적이며 효율적인 업무수행에 필요한 적절한 스킬 양성 등이다.
특히 BPM은 전사 차원의 접근이 예상되어 경영층의 강력한 드라이브(drive)가 필요하므로, 경영층의 BPM에 대한 이해가 필수적이라 할 수 있다.
9.2 프로세스 경영/학습 조직 구축
준비 단계를 마치면 프로세스 경영에 대한 학습 조직을 구축한다. 학습 조직 자체로 BPM의 기능에 대한 파악과 구현 후 이미지(image)를 어느 정도 가시화 시킬 수 있을 정도로 학습 조직에 대해 BPM에 대한 정보가 제공되어야 하며, 교육 및 훈련이 뒤따라야 한다.
9.3 프로세스 매핑
전략/프로세스/자원의 의존성을 명확히 파악하기 위해 전사 프로세스 매핑을 수행한다. 프로세스 매핑은 그 자체로 ROI를 크게 기대하기 힘들지만, BPM을 위한 기초를 다지는 매우 중요한 단계이다. 프로세스 매핑은 전체 종단간(end-to-end) 프로세스를 포함한 전사 업무 프로세스를 대상으로 하며, 업무 절차, 역할 분담, 업무 지침을 확립하게 된다. 기업의 상황에 따라 적절한 매핑 방법론을 결정해야 하며, BPMS에서 제공하는 도구를 활용하여 매핑 효과를 높일 수 있다.
9.4 파일럿 시스템 구축/운영
프로세스 매핑을 통해 표준화된 프로세스 중 경험과 교육적인 측면을 고려하여 소규모의 파일럿 형태로 BPMS를 적용한다. 파일럿 시스템 구축/운영 시 고려해야 할 사항은 다음과 같다.
1) BPM을 이용하여 확실한 수익을 낳을 수 있는 시험 기회
2) 중요한 전략적 투자 수익을 가져올 수 있는 소규모의 중요한 전략적 프로젝트
3) 다양한 구성요소를 경험하고 실험할 수 있는 프로젝트
4) ROI 분석, 시스템 활용도 분석
5) 시스템 문제점 및 기능 개선점 파악, 개선안 도출
9.5 전사 업무 프로세스로 적용 범위 확산
파일럿 시스템 구축/운영을 통해 기대한 효과가 가시화될 경우, BPMS를 전사 업무 프로세스로 확장한다. 단, 전사 업무 프로세스가 기업 내부의 수 천 개 프로세스 모두를 포함하는 것은 아니며, 기업의 주요 목표를 달성하기 위한 프로세스 설계에 집중하여 적용된다.
예를 들면, 프로세스 맞춤, 전체 종단간 프로세스(end-to-end process)설계, 프로세스 소유 비용 절감, 기존 시스템의 완전한 활용, 스스로 인식하고 측정하는 프로세스, 비즈니스 수준 트랜잭션, 지속적 프로세스 변화, 통합 전사 프로세스 모델링, 협업 프로세스 설계 등을 포함한 전사 확장을 적용한다.
10. BPM에 대한 진실과 거짓
1) BPM을 하려면 BPMS가 반드시 필요하다?
BPM은 ‘프로세스 개선의 기반’을 제공하는 것으로, BPM의 정의만을 놓고 보면, IT 시스템 (BPMS)이 없어도 수행할 수 있으며, 이미 10년 전부터 많은 기업들이 BPM을 수행하고 있다. 단, 최근에 BPMS의 필요성이 부각되는 것은 BPMS에 의해 체계적으로 BPM을 수행할 수 있고, BPMS에 의한 BPM 실현이 훨씬 효율적이기 때문이다. IDC에서는 현존하는 IT 시스템 중 BPMS가 가장 높은 ROI를 가지고 있다고 평가한다.
2) BPMS는 킬러 애플리케이션(killer application)으로 도입만 하면 경쟁력을 확보할 수 있다?
BPMS는 BPM 실현을 위한 하나의 IT 시스템으로 생각하면 된다. BPM을 위해 BPMS를 도입한다 해도 활용도가 떨어지거나, BPM 수행에 대한 의지가 부족할 경우, 기대하는 경쟁력 확보는 어렵게 된다. 특히 BPM은 몇몇 사람에 의해 수행되어지는 것이 아니라 전사 차원의 접근 방식이므로, 계속해서 관심을 가지고, 지속적인 개선을 수행해야만, 경쟁력을 확보할 수 있을 것이다.
3) BPMS는 툭하면 새로운 것을 던지고 사용을 강요하는 IT 업계의 또 다른 제품이다?
거대 IT 기업을 중심으로 BPMS 솔루션이 계속해서 발전된 형태로 발표(release)되고 있다. 이것은 마치 ERP나 CRM 등 유행처럼 번지는 솔루션의 한 형태로 보일 수도 있고, 특히 BPM의 기본 기능과는 거리가 있는 기능들을 BPM으로 포장하여 소비자들의 오해를 불러일으킬 소지가 있다.
결국 판단은 소비자들이 내려야 할 것이며, 솔루션 공급업체의 제공 기능을 면밀히 살펴 기업의 필요성에 가장 적합한 제품을 선정해야 할 필요가 있다.
4) 웍플로우 기술만으로 BPM을 구현할 수 있다?
웍플로우 기술은 BPMS의 필요 기능 중 일부 기능에 불과하다. 또한 웍플로우 기술만으로는 ‘점진적 개선’ 사이클을 지원하지 못한다. 따라서 웍플로우 기술만으로는 BPM을 구현할 수 없다.
5) EAI 기술만으로 BPM을 구현할 수 있다?
EAI 기술 또한 BPMS의 필요 기능 중 하나이며, EAI는 기본적으로 휴먼 인터페이스(human interface)를 제공하지 않는 백엔드(Back-end) 시스템이다. 따라서 EAI만으로는 human이 많이 포함되는 비즈니스 프로세스 관리를 할 수 없다. 또한 웍플로우와 마찬가지로 EAI 기술만으로는 ‘점진적 개선’ 사이클을 지원하지 못한다.
6) 웹 서비스는 반드시 필요한 BPM의 핵심 기술이다?
현재까지는 BPM의 발전 기능 - 프로세스 변화에 따른 IT 시스템의 신속한 적응 - 을 위해서는 웹 서비스가 가장 앞서가고 있는 실정이다. 그러나 앞서 설명한대로 웹 서비스가 확장되기 위한 걸림돌이 존재하며, 이러한 점들이 해결되었을 경우 BPM의 핵심 기술로 자리매김할 수 있을 것이다. 그러나 웹 서비스를 대체하는 다른 기술이 상용화될 가능성은 항시 존재한다.
7) 비즈니스 담당자가 프로세스를 변경하면 곧바로 시스템에 반영된다?
비즈니스 민첩성 확보를 위한 IT 지원에 대한 BPM의 희망사항이다. 향후 3~5년이 지난 후에야 실현 가능성을 판단할 수 있을 것이다. 물론 이러한 비전은 BPM이 계속 지향해야 할 방향임은 확실하다.
8) RTE를 당장 실현할 수 있다?
RTE의 두 가지 기능 중 기업 내 외부의 분산되어 있는 데이터를 실시간으로 수집, 가공하여 조직이 직면한 기회나 문제점들을 더 빨리, 더 정확하게 판단하여 신속한 의사결정을 내리도록 하는 기능은 현재의 기술로도 얼마든지 실현 가능하다. 하지만 시장 상황 변화에 따른 프로세스의 실시간 개선은 여러 가지 기술적인 문제점들을 내포하고 있다.
9) BPM을 도입하면 기존의 성과관리 시스템이 필요 없다?
BPM이 추구하는 프로세스 성과 관리는 BSC 등으로 대표되는 기능성과 관리의 목적을 실현시켜 준다. BPM의 성과 관리는 기능성과 관리를 통한 전략 실현 가능성을 훨씬 높여주고 체계적으로 관리할 수 있는 기반을 제공한다.
10) BPM은 모든 업무 프로세스를 자동화시킨다?
BPMS 특히 웍플로우에 의한 업무 프로세스 자동화는 업무의 전달 과정만을 자동화하는 것이다. 이 외에 업무 자체에 대한 자동화는 기존의 IT 개발 방식과 특별하게 다르지 않다. 다만 비즈니스 프로세스를 명시화하고, 애플리케이션에서 분리함으로써, 시스템 개발 및 유지 보수에 강점을 가지게 된다. 따라서 BPMS 도입이 모든 업무를 자동화 시키는 것은 아니다.
11. BPM 성공 요소
1) 필요성에 대한 인식 확보
BPM을 하나의 IT 경향으로 판단해서는 안 된다. 경쟁사에서 BPM을 도입한다고 해서 필요성에 대한 정확한 인식 없이 BPM을 도입할 경우 많은 시행착오를 겪을 가능성이 있다. 다양한 BPM의 기능 중 어떤 부분을 특히 필요로 하는지, 경쟁력을 갖추기 위한 핵심 개선 대상 프로세스는 어떤 것들이 있는지 등을 명확하게 판단하고 필요성에 대한 인식을 확고히 해야 한다. 필요성에 대한 인식 없이는 지속적인 개선에 많은 장애 요소가 따르게 된다.
2) CEO의 강력한 드라이브 의지
BPM은 전 직원의 참여를 전제로 하는 만큼 일부 부서의 장이나 IT쪽에서 드라이브하는 것으로는 추진력을 받기 어렵다. 또한 BPM의 효과는 단기적으로 나타나는 것보다는 최소한 몇 년에 걸쳐 장기적으로 발생하며, 시간이 흐를수록, 그 효과가 더욱 커지게 된다. 따라서 지속적인 CEO의 드라이브 의지가 매우 중요한 요소가 된다.
3) 프로세스 관리의 중요성에 대한 교육 및 학습
BPM은 전 직원이 프로세스 개선에 참여하는 것을 지향한다. 프로세스에 대한 관심을 고취시키고, 프로세스 개선을 위한 교육 및 학습을 철저하게 수행할수록 BPM을 통해 얻는 기대 효과가 커질 것이다.
4) 짧은 시간에 효과를 보려는 생각을 버려야 한다
BPM은 프로세스의 점진적 개선을 위한 시스템으로 단 기간에 효과를 내기 위한 ‘혁신’ 시스템과는 접근 방식이 다르다. 프로세스 개선은 프로세스의 사이클이 어느 정도 돌고 난 이후에야 과학적인 접근 방식에 의한 개선이 가능하므로, 적어도 2~3년의 운영 기간을 거쳐야만 전체적인 효과를 기대할 수 있다. 물론 단기적으로 기대할 수 있는 효과는 부분적으로 발생할 수 있다.
5) 최적의 구현 방안을 수립하고 실천
BPM은 프로세스, 조직, 다양한 정보 시스템, 그리고 BPM 솔루션을 통합하는 작업이므로, 타 시스템에 비해 상대적으로 복잡해질 수 있다. 따라서 BPM 프로젝트를 성공적으로 이끌기 위해서는 최적의 수행 방안을 수립하고 실천하는 것이 중요하며, 특히 BPM 솔루션을 적용하는 프로젝트에 많은 경험과 노하우를 가지고 있는 컨설팅 서비스를 제공하는 업체를 선택하는 것도 중요한 요소가 된다.
6) 최적의 솔루션을 확보하고 구현
BPMS는 목적 및 기능이 매우 다양한 솔루션이다. 따라서 기업의 BPM 도입 목적과 가장 부합되는 솔루션 선택은 매우 중요한 요소가 된다. 물론, 기존의 검증된 솔루션을 선택하는 것이 중요한 기준이 되지만, 대형 외국 업체에서 제공하는 솔루션을 무조건 선호하는 사고방식은 매우 위험하다. 특히 BPMS는 계속 발전하고 있는 솔루션이므로 솔루션 업체의 기능 발전 전략 등도 충분히 고려해야 한다.
7) 부분적인 효과라도 적용해보는 것이 필요
BPM 도입 초기 단계에서는 전사적인 효과보다는 부분적이지만, BPM의 효과를 충분히 기대할 수 있는 프로세스에 적용하는 것이 필요하다. 부분적 도입에 따른 구체적이고 핵심적인 성공사례를 구축할 경우, 전사로 자연스럽게 확장될 수 있을 것이다. 또한 초기의 부분적 운영은 전사 확산 BPM을 어떻게 효과적으로 운영할 것인가에 대한 경험 축적에 도움이 된다.
8) 프로세스 매핑은 BPM의 초석이다.
BPM을 구축할 때 간과할 수 있는 부분이 프로세스 매핑이다. 프로세스 매핑을 수행하지 않은 상태에서 BPM을 수행하는 경우에는 마치 기초 공사를 하지 않은 건물과 같다. 특히 부분적으로 적용되는 파일럿 프로젝트의 경우에 매핑을 생략하는 경우가 있어, 파일럿 성공 후 전사로 확장하는 경우 심각한 어려움을 겪을 수 있다. BPM의 효과를 충분히 검토하기 위해, 또한 BPM이 적용되는 단계별 변화를 경험하기 위해서도 비록 파일럿 프로젝트라 할지라도 프로세스 매핑은 반드시 수행되어야 한다.
