"아마추어는 문제를 복잡하게 만들지만, 프로는 명쾌함과 간결함을 추구합니다."
닛산 자동차의 최고경영자 카를로스 곤 사장의 학창 시절에 깊은 인상을 남겼던 S.J. 라그로뵐 신부의 말이다.
내가 여러분에게 권하고 싶은 점도 바로 명쾌함과 간결함이다. 모든 종류의 커뮤니케이션의 기본은 명쾌함과 간결함이다. 보고서 작성에서 지켜야 할 첫째 원칙은 명료함과 간결함을 유지하라는 것이다.
그러면 명쾌함과 간결함은 언제 나오는가? 사고가 정리되어 있어야 한다. 여러분들이 전달하고자 하는 메시지를 '간결하고 날렵하게' 전달하려면 평소에 사물이나 현상을 단순화시키는 능력을 꾸준히 갈고 닦아야 한다.
특히 여러분의 보고서를 받아보기를 원하는 사람들은 대부분 시간에 쫓기는 사람들일 가능성이 높다. 그들은 여러분의 보고서를 통해서 짧은 시간 안에 유용한 핵심 포인트를 간파하기를 바란다. 그런 고객들의 요구를 만족시킬 수 있으냐에 따라 보고서의 승패가 결정된다.
두 번째 원칙은 고객감동이다. 고객이 이 보고서에서 기대하는 것이 정확하게 무엇인지를 알아야 한다. 만일 여러분이 보고서 작성을 주문 받았을 때, 권하고 싶은 방법 가운데 하는 '1인칭 기법'을 활용하는 일이다. 여러분 자신이 보고서를 주문한 고객(상사)이라 가정하고 상상해 보라. 아마도 고객이 무엇을 원하는지를 정확하게 파악할 수 있을 것이다.
내가 이야기하고 싶은 핵심 포인트는 보고서의 목적과 용도를 분명히 하라는 것이다. 아무리 오랜 시간을 정성을 들여서 작성한 보고서라 하더라도 고객의 요구를 정확히 만족시키지 못하면 소용없는 일이다. 항상 보고서의 목적으로부터 벗어나지 않아야 한다.
셋째, 첫 페이지에서 요점을 정리해 주라. 일반적으로 'Summary' 부분을 앞에 넣는 것이 좋겠다. 'One Page Proposal'을 기억해 둘 필요가 있다. 보고서 전체 내용인 단 한 페이지로 정확하게 요약될 수 있도록 해야 한다.
보고서는 읽는 사람의 입장에서 바쁜 경우 한 페이지만으로도 충분히 핵심을 파악할 수 있도록 해야 한다. 중언부언 끝에 '이렇다. 저렇다'는 결론이 나중에 나오도록 할 것이 아니라, 보고서의 첫 페이지에서 결론이나 선택의 범위를 정확하게 제시하는 것이 좋다.
넷째, 보고서는 실용성을 지녀야 한다. 상사가 보고서를 맡길 때는 평균적인 기대 수준이 있다. 상사가 보고서를 요구할 때는 자신의 기존 지식이나 고정관념에 바탕을 둔 잠정적인 결론을 갖고 있는 경우가 많다. 실제로 그들은 여러분의 보고서를 통해서 자신이 본능적으로 올바르다고 생각하는 것을 검증하기를 내심 바라고 있을지도 모른다.
GE의 잭 웰치 전 회장은 오랜 회사 경험을 토대로 신입 직원들에게 이런 조언을 하고 있다.
"여러분들이 높이 오르고 싶으면 자신의 생각과 시간을 그 이상으로 나아가야 한다. 상사가 운행하?생각의 열차에 부가 가치를 더해 주는 것이다."
특별한 부가가치란 기대 수준을 휠씬 뛰어넘는 'Something Special'한 정보나 지식 그리고 제안을 담을 수 있어야 한다는 말이다. 결국 보고서 작성을 주어진 일을 한다고 생각해서는 이렇게 할 수 없다. 기대를 뛰어넘는 보고서는 열성을 받쳐서 자신의 비즈니스를 한다고 믿을 때 가능한 일이다.
다섯째, 보고서는 믿음과 자신만의 컬러를 담고 있어야 한다. 주관적인 제안이나 주장들을 입증할 만한 객관적인 숫자들이 풍부하게 포함되어 있어야 한다. 숫자나 사례가 여러분의 제안을 충분히 입증할 수 있도록 해야 한다. 보고서에 믿음을 주기 위해선 가능한 객관적인 사실을 숫자로 표기하거나 실제 경험이 들어가야 한다.
동시에 자신만의 컬러를 지니기 위해서는 기대 효과나 여러분 자신의 의견 즉 "따라서 나의 제안은...." "이런 저런 제안들 가운데서 우리가 선택할 수 있는 우선 순위는 ..." 등과 같은 내용을 포함해야 한다. 상사가 보고서를 통해서 의사 결정을 내릴 수 있는 몇 가지 대안을 제시할 수 있다면 무척 유용할 것이다. 언제나 자신의 생각을 세워두는 일은 보고서 작성에서도 큰 효과를 발휘하게 될 것이다.
마지막으로 보고서도 상품이라고 생각해야 한다. 수많은 보고서들 가운데서 고객의 눈길을 끌만한 내용과 포장으로 마케팅에서 승리하기 위해 무엇을 어떻게 해야 할 것인가를 늘 생각해야 한다. 구성, 형식, 내용, 컬러 등을 어떻게 포장해야 하는 가도 중요해야 한다.
닛산 자동차의 최고경영자 카를로스 곤 사장의 학창 시절에 깊은 인상을 남겼던 S.J. 라그로뵐 신부의 말이다.
내가 여러분에게 권하고 싶은 점도 바로 명쾌함과 간결함이다. 모든 종류의 커뮤니케이션의 기본은 명쾌함과 간결함이다. 보고서 작성에서 지켜야 할 첫째 원칙은 명료함과 간결함을 유지하라는 것이다.
그러면 명쾌함과 간결함은 언제 나오는가? 사고가 정리되어 있어야 한다. 여러분들이 전달하고자 하는 메시지를 '간결하고 날렵하게' 전달하려면 평소에 사물이나 현상을 단순화시키는 능력을 꾸준히 갈고 닦아야 한다.
특히 여러분의 보고서를 받아보기를 원하는 사람들은 대부분 시간에 쫓기는 사람들일 가능성이 높다. 그들은 여러분의 보고서를 통해서 짧은 시간 안에 유용한 핵심 포인트를 간파하기를 바란다. 그런 고객들의 요구를 만족시킬 수 있으냐에 따라 보고서의 승패가 결정된다.
두 번째 원칙은 고객감동이다. 고객이 이 보고서에서 기대하는 것이 정확하게 무엇인지를 알아야 한다. 만일 여러분이 보고서 작성을 주문 받았을 때, 권하고 싶은 방법 가운데 하는 '1인칭 기법'을 활용하는 일이다. 여러분 자신이 보고서를 주문한 고객(상사)이라 가정하고 상상해 보라. 아마도 고객이 무엇을 원하는지를 정확하게 파악할 수 있을 것이다.
내가 이야기하고 싶은 핵심 포인트는 보고서의 목적과 용도를 분명히 하라는 것이다. 아무리 오랜 시간을 정성을 들여서 작성한 보고서라 하더라도 고객의 요구를 정확히 만족시키지 못하면 소용없는 일이다. 항상 보고서의 목적으로부터 벗어나지 않아야 한다.
셋째, 첫 페이지에서 요점을 정리해 주라. 일반적으로 'Summary' 부분을 앞에 넣는 것이 좋겠다. 'One Page Proposal'을 기억해 둘 필요가 있다. 보고서 전체 내용인 단 한 페이지로 정확하게 요약될 수 있도록 해야 한다.
보고서는 읽는 사람의 입장에서 바쁜 경우 한 페이지만으로도 충분히 핵심을 파악할 수 있도록 해야 한다. 중언부언 끝에 '이렇다. 저렇다'는 결론이 나중에 나오도록 할 것이 아니라, 보고서의 첫 페이지에서 결론이나 선택의 범위를 정확하게 제시하는 것이 좋다.
넷째, 보고서는 실용성을 지녀야 한다. 상사가 보고서를 맡길 때는 평균적인 기대 수준이 있다. 상사가 보고서를 요구할 때는 자신의 기존 지식이나 고정관념에 바탕을 둔 잠정적인 결론을 갖고 있는 경우가 많다. 실제로 그들은 여러분의 보고서를 통해서 자신이 본능적으로 올바르다고 생각하는 것을 검증하기를 내심 바라고 있을지도 모른다.
GE의 잭 웰치 전 회장은 오랜 회사 경험을 토대로 신입 직원들에게 이런 조언을 하고 있다.
"여러분들이 높이 오르고 싶으면 자신의 생각과 시간을 그 이상으로 나아가야 한다. 상사가 운행하?생각의 열차에 부가 가치를 더해 주는 것이다."
특별한 부가가치란 기대 수준을 휠씬 뛰어넘는 'Something Special'한 정보나 지식 그리고 제안을 담을 수 있어야 한다는 말이다. 결국 보고서 작성을 주어진 일을 한다고 생각해서는 이렇게 할 수 없다. 기대를 뛰어넘는 보고서는 열성을 받쳐서 자신의 비즈니스를 한다고 믿을 때 가능한 일이다.
다섯째, 보고서는 믿음과 자신만의 컬러를 담고 있어야 한다. 주관적인 제안이나 주장들을 입증할 만한 객관적인 숫자들이 풍부하게 포함되어 있어야 한다. 숫자나 사례가 여러분의 제안을 충분히 입증할 수 있도록 해야 한다. 보고서에 믿음을 주기 위해선 가능한 객관적인 사실을 숫자로 표기하거나 실제 경험이 들어가야 한다.
동시에 자신만의 컬러를 지니기 위해서는 기대 효과나 여러분 자신의 의견 즉 "따라서 나의 제안은...." "이런 저런 제안들 가운데서 우리가 선택할 수 있는 우선 순위는 ..." 등과 같은 내용을 포함해야 한다. 상사가 보고서를 통해서 의사 결정을 내릴 수 있는 몇 가지 대안을 제시할 수 있다면 무척 유용할 것이다. 언제나 자신의 생각을 세워두는 일은 보고서 작성에서도 큰 효과를 발휘하게 될 것이다.
마지막으로 보고서도 상품이라고 생각해야 한다. 수많은 보고서들 가운데서 고객의 눈길을 끌만한 내용과 포장으로 마케팅에서 승리하기 위해 무엇을 어떻게 해야 할 것인가를 늘 생각해야 한다. 구성, 형식, 내용, 컬러 등을 어떻게 포장해야 하는 가도 중요해야 한다.
